Généralités - pièces majeures de la demande de subvention

Chaque collectivité définit selon des critères d'attribution qui lui sont propres une politique culturelle ainsi qu'un budget. à distribuer. Les dossiers en constante augmentation seront sélectionnés parmi une foison de demandes lors de la commission culture de la collectivité. Il est par conséquent très important de bien construire vos demandes.

La lettre de demande officielle doit synthétiser votre projet et indiquer obligatoirement le montant que vous sollicitez de l’administration (et que vous aurez déterminé en établissant le budget prévisionnel de l’opération).
Le projet (document principal)
- Il doit déterminer et mettre en valeur son originalité, son (ou ses) objectif(s), argumenter sur les besoins et induire les résultats recherchés :
- Il doit décrire le contenu de l’action : mise en œuvre, étapes, durée, programme détaillé, lieux...
- Il doit cibler le ou les public(s) concerné(s).
- Il indiquera si possible les moyens humains, techniques et matériels de l’association ainsi que ceux envisagés pour la réalisation de ce projet.
- Il indiquera si possible les prolongements éventuels de ce projet.
- Vous stipulerez également, si vous l’avez déjà (et joindrez en annexe), l’engagement d’un organisme financeur, ou la recommandation d’une collectivité, + tous les appuis et les soutiens au projet, ainsi qu’une revue de presse qui crédibiliseront celui-ci.
Le budget prévisionnel (prévision des recettes et des dépenses présentées en équilibre)
- Il doit comprendre un estimatif des dépenses qui devront être engagées (ne pas oublier assurance, frais de poste /téléphone, les taxes -ex. la SACEM- )
- Les recettes estimatives doivent être indiquées pour toutes les collectivités sollicitées (aucune collectivité n’assurera l’intégralité de vos dépenses)
Indiquer toujours une part d’autofinancement .
Indiquer également, si vous en avez, vos sponsors ou vos mécènes ainsi que tous les apports.

Nota Bene :
Rien n'oblige une collectivité à subventionner votre association, d'où l'importance de connaître les critères d'attribution ainsi que le service -voire même- le technicien qui va "instruire" votre dossier afin de cibler au mieux les critères tout en réalisant vos projets. Il est indispensable de définir "l'intérêt public local" que votre projet va apporter soit au niveau communal pour la Mairie, au niveau départemental pour le Conseil Général, au niveau régional pour la Conseil Régional et pour la Direction Régionale des Affaires Culturelles.
Attention : rien n'interdit non plus une collectivité à retirer l'aide qu'elle vous apportait depuis plusieurs années par conséquent rien n'est jamais acquis.

La période propice aux dépôts de dossiers se situe du mois août au mois de décembre pour l'année qui succède (exemple dépôt dossier en août 2009 pour un projet 2010).
Il est donc conseillé de commencer à travailler sur un projet en amont deux ans à l’avance et de déposer le dossier lorsqu’il est suffisamment abouti.